Das Richtige zur richtigen Zeit tun

Dieser Artikel ist interessant für Dich, wenn Du wissen möchtest

  • wie der Aufgabentrichter entstanden ist
  • wie ich meine Aufgaben effizient plane
  • wie der Aufgabentrichter dafür sorgt, dass ich Ergebnisse liefere

Als ich angefangen habe mich selbständig zu machen, wußte ich manchmal gar nicht, wo mir der Kopf steht. Ich war voller Euphorie und hatte richtig viel zu tun. Am besten gleichzeitig. Ich hatte erste Aufträge. Ich hatte Aufgaben, die mir schnell von der Hand gingen. Aber ich hatte eben auch Formalien zu klären, die Webseite aufzubauen … und die Familie sollte nicht zu kurz kommen. Und ich musste Ergebnisse liefern. Manchmal war ich mir nicht sicher, ob ich das schaffe.

Hommage an ein Haushaltsgerät

Was mit geholfen hat, alles unter einen Hut zu bekommen? Ehrlich gesagt – ein Haushaltsgerät. Mein kleiner blauer Trichter. Ich hatte ihn gerade in der Hand und habe frisch gekochte Erdbeermarmelade abgefüllt. Nachfüllen, warten bis die zähe Flüssigkeit durch ist, zuschauen, wie sie unten raustropft, nachfüllen… Egal wie viel ich oben reingeschüttet habe, unten kam kontinuierlich das gleiche raus.

Es war schon echt eine Geduldsprobe. Wenn ich dachte, es tut sich nichts, habe ich an das untere Ende des Trichters geschaut und gesehen: läuft doch!

Den Fokus auf das Ergebnis setzen

Das Prinzip hat mir so gut gefallen, dass ich es einfach mal auf all meine Aufgaben angewendet habe. Ich habe sie auf Zettel geschrieben und an die Wand geklebt. Und dann habe ich sie sortiert. Welches Ergebnis benötige ich als nächstes? Was muss nebenher noch passieren? Und was kommt dann? Tatsächlich, es war wie in dem kleinen blaue Trichter. Und es hat funktioniert: kontinuierlich habe ich eine Sache nach der anderen erledigt. Und obwohl immer mehr Aufgaben dazu kamen, war ich mit mir zufrieden. Ich hatte meinen Fokus verändert. Wichtig ist, was unten raustropft, nicht wieviel oben drinliegt.

Größte Wirkung: wenn Alltag auf neue Herausforderungen stößt

Im Lauf der Zeit habe ich das Trichterprinzip verfeinert und den Aufgabentrichter erweitert – mit all den Erfahrung, die ich in meinem Berufsleben und Kundenprojekten gesammelt habe.

Die größte Wirkung entfaltet er, wenn Aufgaben parallel zu bearbeiten sind. Wie es eben der Fall ist, wenn zum Alltag ein neues Vorhaben hinzu kommt. Die Folge, wenn das nicht gelingt: das Alltagsgeschäft oder die neue Herausforderung wird vernachlässigt. Unzufriedenheit entsteht („Ich mache weder das eine noch das andere richtig“), ein schlechtes Gefühl wird zum ständigen Begleiter („ich müsste noch viel mehr machen“). Das raubt so viel Energie, die eigentlich für die Bewältigung der Aufgaben benötigt wird!

Impulsgeber: agile Methoden und klassisches Projektmanagement

Ich hatte selbst in meinem gesamten Berufsleben immer wieder Doppelrollen und war immer wieder damit beschäftigt, die richtige Balance zu halten: Vertriebsmitarbeiterin und Projektleiterin für eine Softwareeinführung. Key Account Managerin und Projektleitung für ein Change-Projekt. Führungskraft und Projektleiterin mit Familie. Und nun eben: Selbständig mit Familie.

Das war nicht immer leicht und deshalb habe ich mich immer wieder mit Methoden auseinandergesetzt, die mir neue Impulse für meine Projekte gegeben haben.

Ich habe viele nützliche Anregungen bei Scrum gefunden, aber auch im klassischen Projektmanagement (PRINCE 2).

Beides hat wirklich viel dazu beigetragen, dass ich heute so arbeite, wie ich arbeite – es hat dafür gesorgt, dass ich Klarheit habe über das, was zu tun ist und Aufgaben gut strukturieren kann.

Wie bringt man verschiedene Projekte und Aufgaben unter einen Hut?

Ein Problem haben für mich weder agile Methoden noch das klassische Projektmanagement vollständig gelöst: Wie bekomme ich mehrere Vorhaben gleichzeitig unter einen Hut? Dafür nutze ich heute den Aufgabentrichter. Er sorgt dafür, dass ich kontinuerlich Ergebnisse liefere – für Projekte, für Tagesgeschäft und für meine Familie.

Arbeiten mit dem Aufgabentrichter

Die Grundlage für die Arbeit mit dem Aufgabentrichter ist eine Sammlung von Aufgaben. Die Aufgaben werden kurz beschrieben und klassifiziert. Zur Klassifizierung gehört neben einer Aufwandsschätzung und einer Beschreibung von Ergebnis und Nutzen auch eine Einschätzung, welchen Beitrag die Aufgabe zur Zielerreichung leistet.

Die Aufgaben werden in den Trichter gegeben – was früher fertig sein muss, liegt weiter unten. Das passiert sortiert nach Tagesgeschäft und dem geplanten Vorhaben. Am unteren Ende des Trichters wird offensichtlich, welche Aufgaben aufeinander treffen – ein realistischer Abgleich kann erfolgen. Das Verhältnis aus Tagesgeschäft und geplantem Vorhaben ist eine so wertvolle Stellschraube! Abhängig vom Vorhaben kann an dieser Stelle enorme Schubkraft entfaltet werden- es gibt mehrere Varianten: es findet laufend anteilig beides statt oder phasenweisen erst das eine, dann das andere – konzentriert en block.

Wie oft habe ich es schon gesehen, dass ein Vorhaben versandet ist, weil an dieser Stelle ein Knoten in der Leitung war. Kein realistischer Abgleich stattgefunden hat, wie Alltag und das geplante Vorhaben nebeneinander laufen sollen. Wozu es überhaupt gut und wichtig ist, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Eine konkrete Auseinandersetzung mit den anstehenden Aufgaben und eine realistische Aufwandsschätzung sowie geklärte Prioritäten sorgen dafür, dass die Zuversicht wächst. Das gute Gefühl von Sicherheit entsteht – alles ist möglich, wenn man sich nur klar gemacht hat wie es gehen kann!

 

Wenn Du mehr wissen willst, wie ein Bauchgefühl das beste Vorhaben scheitern lassen kann, lies hier weiter: das Geheimnis kluger Entscheidungen.

Wenn Du mehr über die Target Coaching Werkzeuge erfahren möchtest:

 

Du möchtest den Aufgabentrichter selbst ausprobieren? Gerne klären wir in einem Beratungsgespräch ob er auch für Dich das Werkzeug der Wahl ist.

 

Viele Grüße,