Zeitmanagement Methode: Die 14 wichtigsten im Überblick

9 Okt, 2024 | Allgemein, Tipps & Tricks, Zeit, Zeitmanagement

Die beste Zeitmanagement Methode für mehr Fokus und weniger Stress

Kennst du das Gefühl, trotz harter Arbeit am Ende des Tages nichts wirklich erreicht zu haben? Die Aufgaben stapeln sich, und der Stress nimmt überhand, während die Klarheit und der Fokus zunehmend schwinden. Wenn das auf dich zutrifft, bist du hier genau richtig. Ich habe bereits vielen Menschen geholfen, die vor denselben Herausforderungen standen, und bin überzeugt, dass auch du die Wende schaffen kannst.

In meinem Artikel erfährst du, wie du den hektischen Alltag in den Griff bekommst und wieder das Gefühl erlangst, die Kontrolle zu haben. Eine erprobten Zeitmanagement Methode hilft dir nicht nur, Stress zu reduzieren, sondern auch den Fokus zu schärfen und tatsächlich mehr zu schaffen – mit weniger Aufwand.

Du fragst dich vielleicht, warum sich das Lesen lohnt? Weil es dir ermöglicht, endlich aus der Überforderung auszubrechen und den ersten Schritt in ein strukturiertes, entspanntes und produktives Leben zu machen. Ich bin Frauke, Expertin im Zeit- und Selbstmanagement, und in diesem Artikel teile ich 14 Methoden, die sich als Abkürzungen für viele meiner Klient*innen bewährt haben.

Warum reichen Methoden allein nicht aus?

Viele Menschen probieren nicht nur eine Zeitmanagement Methode aus, sondern einen ganzen Berg davon. Doch trotz aller Bemühungen scheint der Durchbruch oft nicht zu gelingen. Woran liegt das? Der Fehler liegt meist nicht in der Methode selbst, sondern in der Art, wie wir sie anwenden und der Situation, in der wir es versuchen. Zeitmanagement ist mehr als nur das Anwenden von Techniken – es erfordert ein Verständnis für die eigenen Bedürfnisse, die individuelle Arbeitsweise und die Art, wie unser Gehirn funktioniert, besonders in Stresssituationen.

 

Häufige Fehler beim Zeitmanagement

🟢 Unrealistische Planung: Viele Menschen neigen dazu, ihre Tage zu voll zu packen. Sie überschätzen, was sie in kurzer Zeit schaffen können, und unterschätzen gleichzeitig, wie viel Zeit alltägliche Aufgaben in Anspruch nehmen. Das führt schnell zu Frust und dem Gefühl, nichts zu schaffen
🟢 Überoptimierung: Die Suche nach der „perfekten“ Zeitmanagement Methode kann zur Falle werden. Zu viel Fokus auf Optimierung führt oft dazu, dass man sich mehr mit dem Prozess selbst beschäftigt als mit den eigentlichen Aufgaben
🟢 Fehlende Pausen: Wer zu hart arbeitet, ohne sich Pausen zu gönnen, wird schnell unproduktiv. Unser Gehirn braucht regelmäßige Erholungsphasen, um dauerhaft leistungsfähig zu bleiben. Pausen sind keine Zeitverschwendung – sie sind essenziell, um langfristig erfolgreich zu sein.

 

Wie funktioniert unser Gehirn, wenn wir im Stress sind?

🟢 Stress beeinträchtigt unsere Fähigkeit, klar zu denken und Prioritäten zu setzen. In stressigen Situationen schaltet unser Gehirn auf „Überlebensmodus“ – das bedeutet, dass schnelle, unmittelbare Aufgaben Priorität bekommen, während langfristige, wichtige Ziele oft in den Hintergrund rücken. Wir arbeiten hektisch, anstatt strategisch zu planen, und verlieren den Fokus. Ein gutes Zeitmanagement hilft uns dabei, aus diesem Reaktionsmodus herauszukommen und bewusstere Entscheidungen zu treffen. Gerade im Verlauf von Veränderungsprozessen kommt es auf eine passende Zeitmanagement Methode an, die idealerweise auch das Stresslevel reduziert.

 

Vorteile von gutem Zeitmanagement

🟢 Weniger Stress: Wenn du die Kontrolle über deine Zeit gewinnst, reduziert sich dein Stresslevel deutlich. Du weißt, dass du die wichtigen Aufgaben erledigst und keine Überraschungen dich aus der Bahn werfen können
🟢 Höhere Produktivität: Mit klaren Strukturen und Prioritäten arbeitest du gezielter und erreichst mehr in weniger Zeit – und das mit weniger Aufwand
🟢 Bessere Work-Life-Balance: Ein gutes Zeitmanagement sorgt dafür, dass auch die wichtigen Dinge – wie Familie, Freunde und Erholung – ihren Platz finden. Es geht nicht nur darum, die dringenden Aufgaben abzuarbeiten, sondern auch langfristige Ziele und persönliche Bedürfnisse zu berücksichtigen. Eine gute Zeitmanagement Methode sorgt dafür, dass alles, was Du in Deinem Leben haben willst seinen Platz bekommt.

 

Ein Überblick: 14 hilfreiche Zeitmanagement Methoden

 

1) Pomodoro-Technik – Mehr Konzentration durch Pausen

Hauptgedanke: Die Zeitmanagement Methode unterstützt kurze, fokussierte Arbeitsintervalle, gefolgt von regelmäßigen Pausen, um die Konzentration aufrechtzuerhalten
Problem, das sie löst: Vermeidet das Gefühl, auszubrennen, und hilft dabei, Prokrastination zu überwinden
Geeignet für: Routinetätigkeiten, die in schneller Folge erledigt werden
Nicht geeignet für: Kreative Prozesse, die längere ununterbrochene Konzentrationsphasen erfordert

2) Eisenhower-Matrix – Prioritäten setzen leicht gemacht

Hauptgedanke: Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnen, um klare Prioritäten zu setzen
Problem, das sie löst: Überforderung durch viele gleichzeitige Aufgaben und Unklarheit, womit man anfangen soll
Geeignet für: Die klassische Zeitmanagement Methode für Personen mit vielen Aufgaben, die eine klare Entscheidungsgrundlage für Prioritäten brauchen
Nicht geeignet für: Situationen, in denen innerhalb der Organisation Prioritäten unklar sind oder nicht alle Abhängigkeiten einer Aufgabe bekannt sind

Zeitmanagement verbessern mit der Eisenhower Matrix

3) Time Blocking – Gib deinem Tag Struktur

Hauptgedanke: Die Zeitmanagement Methode sorgt für feste Zeitfenster um Aufgaben einplanen und fokussiert arbeiten zu können und dabei Ablenkungen zu vermeiden
Problem, das sie löst: Zeitverluste durch Multitasking und fehlende Struktur im Tagesablauf
Geeignet für: Menschen, die viel Kontakt mit anderen haben, um meetingfreie Zeit einzuplanen und durchzusetzen
Nicht geeignet für: Spontane Menschen und solche, die ein spontanes Umfeld (z.B. viel Kundenkontakt) haben

 

4) Pareto-Prinzip (80/20-Regel) – Weniger tun, mehr erreichen

Hauptgedanke: 80 % der Ergebnisse kommen von nur 20 % der Aufgaben – fokussiere dich auf diese wichtigen Aufgaben
Problem, das sie löst: Zeitverschwendung durch unwichtige Aufgaben
Geeignet für: Personen, die maximalen Output mit minimalem Aufwand erreichen wollen
Nicht geeignet für: Situationen, in denen Prioritäten oder Arbeitsabläufe nicht zu 100 % klar sind. Es kann passieren, dass die falschen 20 % unbeachtet bleiben. Die Zeitmanagement Methode treibt Menschen, die zum Perfektionismus neigen, in den Wahnsinn (ich weiß, wovon ich rede 😅)

 

5) Getting Things Done (GTD) – Aufgaben organisieren, Kopf entlasten

Hauptgedanke: Alles, was dich beschäftigt, aus dem Kopf herausholen und in umsetzbare Schritte organisieren. Mehr als eine Zeitmanagement Methode: Es ist ein komplettes System. 
Problem, das sie löst: Chaos im Kopf und Überforderung durch zu viele lose Enden. 
Geeignet für: Menschen, die viele Aufgaben jonglieren und Ordnung im Kopf und Alltag brauchen
Nicht geeignet für: Kurzfristige, simple Aufgabenlisten

 

6) Eat That Frog – Die härteste Aufgabe zuerst

Hauptgedanke: Beginne deinen Tag mit der schwierigsten Aufgabe, um direkt produktiv zu sein
Problem, das sie löst: Aufschieben unangenehmer oder großer Aufgaben
Geeignet für: Personen, die dazu neigen, Prokrastination auf schwierigste Aufgaben zu betreiben
Nicht geeignet für: Wiederkehrende Aufgaben. In solchen Fällen ist es besser, eine Einmalaufgabe einzuschieben – die „sich-irgendwie-anfreunden“-Challenge

7) SMART-Ziele – Klarheit durch konkrete Ziele

Hauptgedanke: Ziele, die spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sind, führen zu klaren Ergebnissen
Problem, das sie löst: Unklare Zielsetzung und fehlende Motivation durch vage Vorstellungen
Geeignet für: Menschen, die klare Orientierung und greifbare Ergebnisse wollen
Nicht geeignet für: Situationen, in denen man davon ausgeht, dass Ziele einmal definiert und für immer feststehen. Oft findet Erfahrungslernen statt, das sich auf die Ziele auswirken kann

 

Zeitmanagement verbessern durch smarte Ziele

8) ABC-Methode – Wichtiges von Unwichtigem trennen

Hauptgedanke: Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit in A-, B- und C-Kategorien einteilen, um den Fokus auf das Wesentliche zu legen
Problem, das sie löst: Zeitverschwendung durch unwichtige Aufgaben
Geeignet für: Menschen, die viele Aufgaben priorisieren müssen
Nicht geeignet für: Situationen, in denen nicht alle Prioritäten klar sind

 

9) Kanban – Den Workflow im Blick

Hauptgedanke: Visualisiere den Stand deiner Aufgaben mit einem Kanban-Board, um den Überblick zu behalten
Problem, das sie löst: Multitasking und fehlende Transparenz, was als nächstes zu tun ist
Geeignet für: Geteilte Aufgaben – wenn sich mehrere Personen aus einem gemeinsamen Aufgabentopf bedienen
Nicht geeignet für: Sehr einfache Aufgaben oder kleine Projekte mit wenigen Arbeitsschritten

 

10) Zeiterfassung – Finde deine Zeitfresser

Hauptgedanke: Dokumentiere, wofür du deine Zeit verwendest, um Zeitfresser zu identifizieren und zu eliminieren
Problem, das sie löst: Unklarheit, wo die Zeit verschwindet, und ineffiziente Zeiteinteilung
Geeignet für: Menschen, die ihre Zeit gezielter nutzen wollen und Probleme mit Zeitverschwendern haben
Nicht geeignet für: Personen, die nur sehr wenig administrative Aufgaben haben und schon einen guten Überblick über ihre Zeit haben

11) Batching – Ähnliche Aufgaben bündeln

Hauptgedanke: Ähnliche Aufgaben zusammen erledigen, um Zeit zu sparen und den Fokus zu behalten
Problem, das sie löst: Zeitverluste durch häufiges Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben
Geeignet für: Personen mit vielen ähnlichen Aufgaben, wie E-Mails oder kleinere administrative Arbeiten
Nicht geeignet für: Aufgaben, die unterschiedliche Ressourcen oder Denkweisen erfordern

Zeitmanagement verbessern: Aufgaben bündeln. Spare Zeit, in dem Du mehrmals ähnliches tust, statt ständig etwas anderes

12) Disney-Methode – Kreativ, realistisch, kritisch

Hauptgedanke: Betrachte Projekte aus verschiedenen Perspektiven (Träumer, Realist, Kritiker), um kreative und gleichzeitig umsetzbare Lösungen zu finden. Wieso ich es für eine Zeitmanagement Methode halte? Es strukturiert Gespräche und sorgt für eine klare zeitliche Reihenfolge. 
Problem, das sie löst: Einseitiges Denken bei Problemlösungen
Geeignet für: Kreative Prozesse und komplexe Projekte, die aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden müssen
Nicht geeignet für: Einfache, sehr klare Aufgaben, die keine besondere Kreativität erfordern

 

13) Die ideale Woche – Plane deine perfekte Woche

Hauptgedanke: Plane im Voraus, welche wichtigen Aufgaben du wann erledigen willst, um Klarheit und Struktur zu schaffen
Problem, das sie löst: Zeitverluste durch kurzfristiges und unorganisiertes Arbeiten
Geeignet für: Menschen, die langfristige Planungen und Strukturen brauchen und denen ein klares Zeitbudget und „zeitliche Leitplanken“
Nicht geeignet für: Personen, die spontan und flexibel arbeiten müssen

 

14) 2-Minuten-Regel – Kleine Aufgaben sofort erledigen

Hauptgedanke: Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, sofort erledigen, um zu verhindern, dass sie sich aufstauen
Problem, das sie löst: Kleine Aufgaben werden schnell zur Last, wenn sie sich anhäufen
Geeignet für: Menschen, die mit vielen kleinen, alltäglichen Aufgaben überfordert sind
Nicht geeignet für: Größere, komplexere Aufgaben, die mehr Planung benötigen

 

FAQ

Wie finde ich heraus, welche Zeitmanagement Methode zu mir passt?

Um dein Zeitmanagement zu verbessern, solltest du verschiedene Methoden ausprobieren und beobachten, welche am besten zu deinem Arbeitsstil passt. Jeder Mensch arbeitet anders, und die ideale Methode hängt oft von der Art deiner Aufgaben und deinen persönlichen Vorlieben ab. Eine Methode sollte dir dabei helfen, deine Aufgaben effizienter und mit weniger Stress zu erledigen.

Kann ich mehrere Zeitmanagement Methoden gleichzeitig verwenden?

Ja, du kannst mehrere Methoden kombinieren, um dein Zeitmanagement zu verbessern. Oft ergänzen sich verschiedene Techniken gut. Zum Beispiel kannst du die Eisenhower-Matrix nutzen, um Prioritäten zu setzen, und die Pomodoro-Technik für fokussierte Arbeitsintervalle. Wichtig ist, dass die Methoden zusammenarbeiten und dein Zeitmanagement verbessern, ohne dich zusätzlich zu belasten.

Wie lange dauert es, bis ich eine Verbesserung merke?

Das hängt von deiner aktuellen Situation ab. Einige Menschen merken schon nach wenigen Tagen, dass sich ihr Zeitmanagement verbessert, während andere etwas länger brauchen, um sich an neue Gewohnheiten zu gewöhnen. In der Regel solltest du innerhalb von 2 bis 4 Wochen Fortschritte sehen, wenn du die Methoden konsequent anwendest.

Welche Tools unterstützen die Umsetzung dieser Methoden?

Es gibt viele digitale Tools, die dir dabei helfen, dein Zeitmanagement zu verbessern. Beispielsweise kannst du mit Trello oder Asana die Kanban-Methode umsetzen oder mit Toggl deine Zeit erfassen. Auch spezielle Pomodoro-Timer-Apps können nützlich sein. Finde das Tool, das dir am besten hilft, deine Methoden effizient zu integrieren und dein Zeitmanagement kontinuierlich zu verbessern.

Mein persönlicher Favorit ist das Bullet Journal. Für mich ist es die Methode, die aus all meinen Einzelbausteinen ein System gemacht hat. So konnte ich für mich selbst und konnten auch viele meiner Kunden ihr Zeitmanagement verbessern.

Fühlst du dich im beruflichen Alltag überfordert?
Endlose To-do-Listen, unerwartete Aufgaben und fehlende Routine lassen dich im Stress versinken, während deine Effizienz leidet. Du weißt, dass mehr möglich wäre, aber die richtigen Strukturen fehlen.

ManageMenschen – Dein Experte für systemisches Zeitmanagement
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Über die Autorin
Frauke Schöttke ist Expertin für systemisches Zeitmanagement und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Menschen dabei zu helfen, ihre beruflichen und privaten Herausforderungen durch effektives Zeitmanagement und gelingende Kommunikation zu meistern. Mit ihrer fundierten Erfahrung als Coach unterstützt sie ihre Klient*innen dabei, Klarheit zu gewinnen, Prioritäten zu setzen und endlich die Kontrolle über ihren Alltag zurückzuerlangen. Sie weiß, wie sich Überforderung und Stress auf die Produktivität auswirken, und hat bereits vielen Menschen geholfen, ihr Zeitmanagement zu verbessern und dadurch effizienter und entspannter zu arbeiten. Mehr über Frauke findest Du hier.

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