Zeit ist wirklich eine komische Sache
Selbst wenn eigentlich klar ist, was zu tun ist, gibt es dieses eine, was für Konflikte sorgen kann – mit sich selbst und in der Zusammenarbeit mit anderen: Zeit und Zeitempfinden.
Je mehr Du versuchst, Zeit zu gewinnen, desto mehr fehlt sie. Wartest Du und wünschst Dir, die Zeit würde schneller gehen? Du kannst Dir sicher sein – im nächsten schönen, kurzweiligen Moment wird genau das passieren.
Egal, was der Arbeitsalltag so mit sich bringt: die einen werden sich langweilen, die anderen den Moment genießen. Das Gefühl für Dauer und Tempo unterscheidet sich, die einen planen für die Zukunft, die anderen fühlen sich im Moment recht wohl – oder war früher alles besser?
Zeit und Zeitempfinden
Wieso ist Zeitdruck so ein unangenehmes Gefühl?
Zeit …
- ist das Medium, in dem wir Handeln und Entscheidungen treffen.
- Zeit limitiert unsere Möglichkeiten. Sie zeigt Grenzen auf.
- Der Gedanke an Zeit ist eine Art Fehlersignal, ein Störgefühl. Wird die Zeit reichen? Wieso dauert das so lange? Geht das auch schneller? Der andere ist unpünktlich: mag er mich nicht? Und früher war alles besser…
„Zeit multipliziert Probleme“, sagt Niklas Luhmann und den Eindruck habe ich auch. Es wird Zeit, Zeitmanagement neu zu denken und Zeitempfinden geschickt zu nutzen.
1. Zeitmanagement verbessern durch Wahrnehmung und Fokus
Studien haben ergeben: was wir als kontinuierliches Fortlaufen erleben, läuft im Hirn in kleinen Schritten ab. Dabei werden 30 ms von vielen Forschern als Taktzahl angenommen.
Daraus wird der gefühlte Moment konstruiert: die Wahrnehmungselemente werden zu einer zeitlichen Gestalt zusammenfügt. Als „Gegenwart“ werden zeitliche Gestalten von 2-3 Sekunden Dauer erlebt. Diese Dauer steckt in Musikelementen wie Beethovens 5. Symphonie, einem Händedruck, entspanntem Atemholen. Auch Pop Musik funktioniert über solche Sequenzen. Würde ich jetzt beispielsweise singen „live is live…“, hätte der eine oder andere vermutlich ein „na na, na na na“ im Kopf. Die Sequenzen sind verkettet und in einer zeitlichen Folge gespeichert.
Vielleicht kennst Du das: Du gehst morgens aus dem Haus, vielleicht bist Du in Eile. Kaum stehst Du vor der Tür fragst Du Dich, ob Du die Kaffeemaschine ausgemacht hast? Den Schlüssel eingesteckt? Beides geht so schnell, dass es buchstäblich nicht vergegenwärtigt ist.
Zeitempfinden verändert sich durch Entschleunigung
Das gleiche passiert auch, wenn Du vor Dich hin daddelst oder klickst oder Aufgaben per Copy and Paste mal schnell speicherst: es frisst Aufmerksamkeit und hinterlässt kaum Spuren im Kopf. Ich frage mich, ob es das ist, was das Bullet Journal (Blogartikel verlinken) zu so einem wirksamen Hilfsmittel macht? Es geht dabei vor allem darum, zu Fokussieren. Den Kopf beisammen zu halten und bewusst die Dinge zu tun, die Du tun willst und die jetzt wirklich wichtig sind.
Wie Fokus Dein Zeitmanagement verbessert
Fokus ist neben Freude und einer Herausforderung die Voraussetzung für Flow, diesen wunderbaren Moment, wenn alles im Fluss ist, wie von selbst läuft und Raum und Zeit keine Rolle mehr spielen.
Das Gegenstück zu Fokus ist Multitasking. Gleichzeitigkeit. Auch wenn es Dinge gibt, die gleichzeitig funktionieren – Podcast hören beim Laufen. Musik hören und Autofahren. Aus Sicht des Gehirns ist das nicht gleichzeitig sondern in wechselnden Sequenzen. Bei manchen Tätigkeiten mag das gehen. Es sorgt jedoch dafür, dass jede einzelne Tätigkeit weniger intensiv erlebt wird und jedes einzelne fehleranfälliger ist.
Insofern ergeben sich für Dein Zeitmanagement mindestens zwei praktische Fragen:
- Welche Ereignisse sind wie verkettet (und soll das so sein?)
- Wie kannst Du Zeiträume schaffen, in denen ungestörtes, fokussiertes Arbeiten möglich ist?
2. Zeitmanagement verbessern durch Deinen eigenen Rhythmus
Zeit ist mehr als das, was wir auf der Uhr oder im Kalender ablesen können. Sie wird auch geprägt von Rhythmen, also komplexen Zeitstrukturen, die sich immer wieder wiederholen. Jahres- oder Tageszeiten beispielsweise sind rhythmisch.
Selbst wenn Zeiten in der Geschäftswelt leidlich festgelegt sind, bedeutet das nicht, dass sie von allen auf gleiche Art erlebt werden: Arbeitszeiten sind eher auf Frühaufsteher, „Lerchen“, ausgelegt, als auf Nachteulen. Wenn Du also morgens als Lerche fröhlich plappernd oder hochkonzentriert in Meetings sitzen oder produktiv sein kannst, bemühen sich echte Nachteulen um die gleiche Zeit noch darum, ihre Kaffeetasse gerade zu halten und interessiert zu schauen.
Auch die unterschiedliche Involviertheit in Jahresrhythmen sorgt für Spannungen: Geschäftsjahr, Steuerjahr, Schulferien. Was für die einen Ereignisse sind, auf die sie konsequent hinsteuern, ist für die anderen im täglichen Tun mehr oder weniger irrelevant – und so richten sich die einen darauf aus, die anderen eher nicht. Nimmst Du den Unterschied wahr, setzt es Dich unter Druck.
Die praktische Relevanz von Rhythmus für Dein Zeitmanagement
Die zentrale Frage ist: Wann kannst Du wirklich produktiv arbeiten und wann eher nicht?
Manche Zeitmanagement- und Produktivitätsprobleme ließen sich beispielsweise schon dadurch lösen, sich selbst oder andere im Team als Nachteulen anzuerkennen und die Arbeitszeiten anzupassen. Anzuerkennen, wann typischer Weise mit hohem oder geringem Auftragsvolumen zu rechnen ist und Sonderaufgaben oder Projektaufgaben in entsprechenden Zeiträumen zu planen. Kommt es denn darauf an, dass alle zur gleichen Zeit arbeiten und jede Woche, jeder Monat gleich ist?
By the way: ich habe schon mehrfach mit Menschen gearbeitet, denen jahrelang gesagt wurde, sie seien zu langsam. Würden sie nicht tagsüber trödeln, bräuchten sie abends keine Überstunden. Was soll ich sagen? Es handelt sich meistens um waschechte Nachteulen, die Abends zu Höchstformen auflaufen.
3. Zeitempfinden: Zeitdruck durch Tempounterschiede
Ich wohne schon lange im Grenzgebiet Deutschland / Frankreich, früher auch in der Nähe der Schweiz. Auf den Autobahnen lässt sich das Phänomen der Tempounterschiede sehr gut erleben. Während du in den Nachbarländern mit Geschwindigkeitsbegrenzung etwa 120 bzw. 130 km/h fährst, hast Du das Gefühl, alles ist entspannt. Du nimmst die Geschwindigkeit kaum war – auch weil es wenige Unterschiede zu allen anderen Fahrzeugen gibt. Kaum übertrittst Du die Grenze zu Deutschland, pfeifen deutlich schnellere Autos an Dir vorbei. Oder Du pfeifst an denen vorbei, die immer noch mit 120, 130 km/h fahren. Es wird stressig. Die einen rasen, die anderen schleichen. Die Unterschiede fallen auf.
Genau das gleiche passiert beispielsweise in der Kommunikation und auch durch zunehmende Digitalisierung. Permanente Verfügbarkeit und die soziale und technische Beschleunigung wirft Tempounterschiede auf, die Störgefühle und Probleme zur Folge haben: Die einen sind schneller, die anderen langsamer. Die einen klinken sich gar phasenweise aus und sind dann nicht erreichbar. Oft wird die eigene Erwartung auf andere Menschen Übertragen – sie werden als (zu) langsam oder (zu) schnell empfunden.
Was hilft? Mach das Tempo zum Thema – mit Dir selbst und mit anderen. Klär Erwartungen, stell Spielregeln auf . Definieren Zeiträume, in denen Kommunikation Vorfahrt hat und Zeiträume, in denen in Ruhe gearbeitet oder die Freizeit genossen werden kann. Ohne Druck und schlechtes Gewissen. Die Gelassenheit die dadurch entsteht ist Gold wert und nebenbei verbesserst Du Dein Zeitmanagement durch klarere zeitliche Strukturen
4. Termindruck als Zeitmanagement-Stressfaktor Nr.1
Luhmann spricht von der „Vordringlichkeit des Befristeten“: es gibt zeitliche Grenzen. Das gilt für Meetings und Deadlines genauso wie für Geburtstagsglückwünsche und Partys: Vorbei ist vorbei.
Das setzt unter Druck, und dieser Druck wird unterschiedlich wahrgenommen und löst entsprechendes Handeln aus.
Die zentrale Fragen sind: Wie gut kannst Du warten? Und wann ist der richtige Zeitpunkt? Willst Du jetzt Deine „Belohnung“ haben (Lustgewinn) oder denkst Du eher zukunftsorientiert?
Die Ursache liegt im Kopf
Ob Du eher gleich Deine „Belohnung“ willst oder eher zukunftsorientiert handelst ist Typsache. Die Ursache liegt im Kopf. Bei Zukunftsorientierung und „Lustgewinn“ sind unterschiedliche Bereiche im Hirn aktiv. Wer Belohnungen in die Zukunft verschieben kann, bei dem ist eher der präfrontale Kortex aktiv, der Teil des Gehirns, der für Logik, Planung etc. zuständig ist. Wer eher im Moment lebt und jetzt seine „Belohnung“ haben möchte, bei dem ist eher das paralimbische System aktiv. Das bedeutet: Emotionen sind beteiligt. Interessanterweise ist die Gegenwartsorientierung korreliert mit Werten wie Zusammenhalt, Solidarität und Familie.
Insofern verwundert es nicht, dass Zeitmanagement und Zeitempfinden immer wieder ähnlichen Mustern unterliegen: die einen machen Pläne und haben Ideen, wie der Schritt in die Zukunft gelingen kann und vergessen darüber die Gegenwart. Die anderen sorgen sich dabei vor Veränderung, die alles verändern könnte, was ihnen wichtig ist. Beziehung am Arbeitsplatz, beispielsweise. Beides sorgt für Stress und dafür, dass sich das Zeitmanagement verschlechtert – unter Stress kann der Kopf weniger gut klar denken.
5. Zeitgefühl anerkennen bedeutet Zeitmanagement verbessern.
Was ist eigentlich Zeit? So genau lässt sich das gar nicht beantworten – es ist ein gedankliches Konstrukt, ein Konzept, das im Laufe des Lebens erlernt wird. „Zeit“ ist ein unbestimmtes Gefühl. Das Gefühl für Zeit und Dauer funktioniert als Fehlersignal.
Wenn Du auf jemanden wartest, kommt Dir das plötzlich komisch vor. Wieso dauert das so lange? Wieso antwortet der oder die nicht? Wenn der andere unpünktlich ist, hat das meistens vor allem Gründe, die mit dem anderen zu tun haben. Und trotzdem schleicht sich der Gedanke ein: wieso lässt der mich warten? Ist das respektlos? Mag er mich nicht? Ist es nicht ihm nicht wichtig?
Herzlich willkommen im Kopfkino
Zeitkorrelierte Gedanken sind häufig mit starken Gefühlen verknüpft und fordern uns zum Handeln auf. Beides hat Konsequenzen: Angenommen Du hast ein Meeting zu einem wichtigen Thema. Der andere kommt zu spät. Wenn Du nun die Einladung annimmst, Dich erstmal gründlich zu ärgern und dem anderen ein paar Takte zu sagen – oder es runterschluckst und Dich weiterärgerst: beides wird die Qualität des Gesprächs, der Beziehung und damit die folgenden Entscheidungen und Arbeitsergebnisse beeinflussen.
Wie kannst Du nun also mit Zeitgefühl Dein Zeitmanagement verbessern? Setzt Dich mit den Gefühlen auseinander. Was Du zu gewinnen hast? Klarheit, was Dich wirklich ärgert und die Gelassenheit, die Dir zu mehr Wirksamkeit verhilft.
6. Gute Zeitschätzung für verbessertes Zeitmanagement
„Wenn man zwei Stunden mit einem netten Mädchen zusammensitzt, meint man, es wäre eine Minute. Sitzt man jedoch eine Minute auf einem heißen Ofen, meint man, es wären zwei Stunden. Das ist Relativität.“
Albert Einstein
Kaum etwas ist so unzuverlässig wie das Empfinden für Zeitdauer.
Während Du wartest, schleicht die Zeit. Machst Du etwas aufregendes, scheint sie zu fliegen. Machst Du Routinetätigkeiten, vergeht zumindest rückblickend die Zeit schneller: weil es kaum bemerkenswerte Momente gab. Die Folge: Zeitschätzungen sind oft zu optimistisch und das, was Du tust, wird weniger wertgeschätzt. Altbekanntes wird weniger intensiv wahrgenommen.
Neues dagegen wird in der Dauer überschätzt, weil die Wahrnehmung intensiver ist: Das sorgt für Verzerrung. Ich erlebe es in der Beratung auf zwei Arten:
- Unzufriedenheit mit sich selbst: Dem Gefühl heute nichts geschafft zu haben (in Wahrheit wurde ein Berg von Routineaufgaben erledigt)
- Fokus auf diejenigen im Unternehmen, die „aufregende“ Dinge tun – und fehlende Beachtung oder Wertschätzung für diejenigen, die tagtäglich durch Erledigung von Routinetätigkeiten zum Erfolg beitragen.
7. Zeitmanagement verbessern durch zeitliche Orientierung
Was bestimmt unsere Zeit – woran orientieren wir uns? Es gibt einmal die abstrakte Zeit, die Du auf der Uhr ablesen kannst. Und es gibt die sogenannte Ereigniszeit, den Zeitpunkt, an dem ein bestimmtes Ereignis eintritt. Meistens spielt beides eine Rolle.
So wird eine Führungskraft beispielsweise Wert auf Pünktlichkeit legen. Für sich selbst jedoch womöglich beschließen, erst eine Sache noch zu beenden und dann ins nächste Meeting gehen. Zu spät.
Auch wenn das Meeting für eine konkrete Uhrzeit angesetzt ist, wird es vermutlich beginnen mit dem Ereignis „die Führungskraft ist da“.
Auch entlang von Arbeitsprozessen gibt es Ereignisse, die den nächsten Schritt auslösen und so entsteht der Evergreen-Konflikt: wer lässt wen warten?
Bewusste Wechsel der Zeitperspektive verbessern das Zeitmanagement
Die einen leben im Moment, andere schauen in die Vergangenheit oder denken viel über die Zukunft nach. Jeder hat eine bevorzugte Blickrichtung. Wenn nicht alle Blickrichtungen gewürdigt werden, sind Konflikte vorprogrammiert. Innere und mit anderen. Alles macht Sinn – alles zu seiner Zeit.
Wer beispielsweise aus Erfahrung lernen möchte und vergangene Erfolge feiern, der schaut in die Vergangenheit. Die Rückmeldung über Handlungserfolge gibt Sicherheit und aktiviert zusätzlich das Belohnungssystem.
Meist hilft nur Abwägen – und dafür brauchst Du Zeit
Was will ich eigentlich? Sicherheit jetzt? Künftigen Erfolg? Bewährtes erhalten?
Interessanter Weise ist es so: Wenn wir über Zeit reden, ist uns eines oft nicht bewusst. Im Grunde reden wir nicht über die Zukunft oder Vergangenheit. Wir reden über die GEGENWART der Zukunft bzw. Vergangenheit. Wir rede darüber, wie wir es JETZT erleben. Was wir dabei in unsere Konstruktion aufnehmen, wie wir uns dabei fühlen. Was uns antreibt oder abhält. Welche Entscheidungen wir bereuen werden.
Es ist nicht die Zukunft oder Vergangenheit selbst – es sind die Geschichten, die wir uns darüber erzählen. Insofern ist die zentrale Frage, wenn Veränderung erforderlich ist oder gewünscht wird: Wie können wir ein konkurrenzfähiges Bild der Zukunft zeichnen? Eines das alle wesentlichen Aspekte beinhaltet. Wer sind wir, was können wir, wo wollen wir hin und was machen wir jetzt? Was bewegt uns jetzt gemeinsam einen Schritt weiterzugehen? Das erfordert Vorstellungskraft und Auseinandersetzung.
Mit uns selbst und mit anderen.
Fazit
Zeit hat unfassbar viele Aspekte. Zeitmanagement verbessern bedeutet, sich mit Zeitempfinden auseinanderzusetzen.
Zeit ist das Medium, in dem wir wahrnehmen, das uns limitiert und in dem wir entscheiden und handeln. Wie wir Zeit wahrnehmen ist eine Konstruktion und wie so oft: individuell.
Wenn wir über Zeit reden, reden wir eigentlich über alles Mögliche – Und darüber, wie wir es erleben.
Konflikte die im Zusammenhang mit Zeit und Zeitempfinden stehen, sind häufig emotional und haben direkten Einfluss auf Motivation. Zeit beeinflusst unsere Wahrnehmung und unser Verhalten. Der gekonnte Umgang mit Zeit und Zeitempfinden ist die Brücke, die die Verbindung schafft, zwischen den Dingen, die zu tun sind und den Menschen, die beteiligt sind. Zwischen den Erfolgen der Vergangenheit und dem erfolgreichen Schritt in die Zukunft.
Der einfachste Weg, zeitbedingte Konflikte zu bearbeiten ist, alles was Zeit beansprucht transparent zu machen und dann den roten Faden zu finden, der die wichtigsten Themen auflöst.
Wenn Du mehr darüber wissen möchtest, findest Du hier mein Vorgehensmodell oder hier den direkten Draht zu mir.
