Praktisches Zeitmanagement Tool Nr1: Dein Kalender

31 Jan, 2024 | Allgemein, Stressmanagement, Tipps & Tricks, Zeit, Zeitmanagement

4 Gründe und 3 Tipps für Deinen Kalender als wichtigstes Zeitmanagement Tool

Oft werde ich nach dem wichtigsten Zeitmanagement Tool gefragt. Die Antwort ist überraschend einfach: das wichtigste Zeitmanagement Tool ist ein gut gepflegter Kalender! Er ist der Dreh- und Angelpunkt für alles, was Du tust.

Lange Zeit war mein Kalender das einzige Tool, das ich bewusst für mein Zeitmanagement eingesetzt habe. Er war mein solides Fundament, wenn durch unterschiedliche Rollen im Job und Familie mit Kindern viel zu tun war.

Das sind die 4 wichtigsten Gründe für einen gut gepflegten Kalender:

  1. Dein Kalender ist die Schaltzentrale Deiner Arbeitsorganisation. Hier wird Deine Zeit verwaltet und alle Fäden laufen zusammen.
  2. Dein Kalender ist wie ein Spiegel: er zeigt Dir, wie Du mit Deiner Zeit umgehst. Und dabei geht es nicht nur um Deinen beruflichen Alltag, sondern um Deine 24 Stunden täglich. Hier fließt beides zusammen.
  3. Dein Kalender gibt Dir Sicherheit, wenn Dein Alltag Überraschungen bereithält: du erkennst Lücken und kannst bewusst Lücken schaffen, für die wichtigen Dinge im Leben.
  4. Die Erfahrung zeigt: Was Du nicht einplanst, findet statt. Und das macht Deinen Kalender zum wichtigsten und nützlichsten Zeitmanagement Tool

Dein wichtigstes Zeitmanagement Tool: Der Kalender

Dein gepflegter Kalender: 3 Tipps die Dein Zeitmanagement sofort verbessern

1. Führe nur einen einzigen Kalender

„Ich möchte Beruf und Privatleben nicht vermischen“ höre ich oft, wenn es darum geht, beides in einem Kalender zusammenzuführen. Witziger Weise ist es genau anders rum. Hast Du beides in getrennten Kalendern, wird es sich im realen Leben mischen. Berufliche Termine wirken oft dringender oder naheliegender, wenn Dein beruflicher Kalender eine Lücke aufweist. Und zack – wird Deine Freizeit beruflich genutzt.

Führst Du nur einen einzigen Kalender, ist offensichtlich, wann Du Zeit hast. Für Dich – und für andere, falls Du Deinen Kalender beispielsweise in Outlook teilst oder Tools wie Calendly nutzt.

Übrigens: in geschäftlichen Kalendern kannst Du Einträge auf „privat“ setzen. Dann kannst nur Du lesen, was Du in diesem Zeitraum machst. Niemand anderes kann einen Termin mit Dir buchen und Du wirst daran erinnert, dass Du Dir etwas anderes vorgenommen hast.

2. Trage alle Terminvereinbarungen SOFORT in den Kalender ein

Warum? Ich kann dir nur aus meiner Erfahrung sagen, wenn ich das auf „mach ich später“ lege, war die Gefahr groß, dass etwas dazwischen kommt oder jemand anderes parallel einen Termin mit mir geplant hat. Beides ist unangenehm, kostet Zeit und Nerven.

Wichtig: auch der Vorsatz, morgen früh etwas zu erledigen, was Dich Zeit kosten wird UND termingebunden ist, ist ein Termin. Eben nur mit Dir selbst. Kennst Du dieses madige Gefühl, wenn du etwas dringend erledigen willst, und jemand anders sich Deine Zeit schnappt? Mit einem „Meetmyself“ sorgst Du vor.

3. Pufferzeiten

Warum? Um Stress zu vermeiden. Damit Deine Planung robuster wird. Das weißt du sicher aus eigener Erfahrung, dass eine Telko, ein Meeting… gerne auch einmal ein bisschen länger dauern kann als geplant. Oder plötzlich und überraschend noch eine dringende Nachricht reinflattert. Oder eine Aufgabe größer ist, als zunächst angenommen. Oder ein Kunde ein dringendes Anliegen hat. Oder der Drucker nicht druckt. Oder die Kinder krank sind. Oder oder oder.

Mit Puffer planen heißt nicht, dass Du davon ausgehst nur noch die Hälfte zu arbeiten. Es bedeutet, Du nimmst Dir die wichtigen Dinge vor, erledigst sie auch und hast dann noch Zeit übrig für andere Aufgaben oder Unvorhergesehenes.

Erfahrungsgemäß ist nicht überraschend, DASS etwas dazwischen kommen wird, sondern nur WAS dazwischen kommen wird. Mit Puffer geplant wird es Dich nicht aus der Ruhe bringen.

Beispielsweise ist nicht überraschend, das Projekte am am Anfang aufregend sind und mehr Zeit kosten als geplant. Oder das jedes Jahr Weihnachten ist. Und trotzdem wird es kurz davor hektisch, weil „plötzlich“ so viel zu tun ist: wenn Du im Dezember mit Puffer planst, kannst Du das Fest entspannt genießen oder das Projekt gelassen starten.

Empfehlung: Maximal 60% der Zeit sollten fest verplant sein, 40% sind Puffer.

„Darf ich mir denn so wenig vornehmen?“ hat mich neulich ein Kunde gefragt. Ganz klares JA von meiner Seite. Die Erfahrung zeigt, dass die 40% Pufferzeit sich ruckzuck füllen mit dem, was alltäglich anfällt. Insofern ändert der (klein erscheinende) Puffer nichts an der Menge der tatsächlich geleisteten Arbeit – aber für Dich ändert er das wichtigste: die Zufriedenheit. Weil Du Deinen Arbeitstag mit dem Gefühl beendest, alles erledigt zu haben.

Luft nach oben? Wenn Du noch mehr Tipps für Dein Kalendermanagement haben möchtest, habe ich etwas für Dich: meine Kalendercheckliste, mit der Du Deinen Kalender als Zeitmanagement Tool in ein solides Fundament verwandeln kannst. Melde Dich gerne bei mir, ich schicke Sie Dir zu: f.schoettke@managemenschen.de

Nice to know: Zeitmanagement ist nicht nur eine Frage von Methoden und Organisation, auch Zeitempfinden spielt eine Rolle. Neugierig? Dann lies weiter im Blogartikel über Zeitempfinden.

Für mehr Tipps und Tricks rund um Zeitmanagement: Vernetz Dich mit mir auf LinkedIn oder Xing

 

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